Gestione documentale pro e contro

In una società come quella italiana, dominata da una burocrazia spesso asfissiante, la quantità di documenti cui si deve fare fronte e di cui si deve obbligatoriamente anche dare ragione è a volte del tutto improponibile.

Privati cittadini e aziende di qualsiasi dimensione, dalla piccola media impresa fino alla multinazionale, sono tenuti alla conservazione di ogni genere di pezza giustificativa per periodi spesso di alcuni anni, con le ovvie quanto ben conosciute conseguenze di accumulo di documenti e relative spese di spazio, quanto meno nei casi aziendali.

La gestione documentale elettronica, può in molti casi essere una soluzione di estrema utilità, andando a volte a sostituire completamente l’archivio cartaceo, oppure semplicemente gestendone i componenti e consentendone una gestione diretta e informatizzata.

Nei casi in cui (pochi in verità) la suddetta gestione consenta l’effettiva e completa sostituzione di tutto l’archivio cartaceo, i vantaggi sono innegabili e quasi inredibili, sia dal punto di vista dell’efficienza che da quello derivante economico.

Vi sono alcune classi di aziende che non hanno problemi di questo tipo, come nel caso delle testate giornalistiche che sostituendo l’archivio cartaceo con uno diverso (elettronico digitale oppure microfilmato come si faceva una volta), vanno effettivamente a ridurre in modo drastico sia lo spazio occupato che le relative spese di manutenzione.

Non a caso i giornali sono stati i primi ad implementare soluzioni alternative per i loro archivi.

Ma anche nel caso in cui la gestione documentale possa essere anche solo conservativa, la facilità di accesso alle informazioni e la ridottissima necessità di accesso all’archivio cartaceo fanno effettivamente la differenza.

E’ il caso, ad esempio, di alcune amministrazioni pubbliche comunali che oggi rilasciano documenti in copia conforme recuperandoli da un archivio digitale anziche da quello originale cartaceo con conseguente riduzione dei tempi di attesa e dei costi di accesso da parte del pubblico.

Anche molti studi legali usano la gestione documentale per trasferire in fdormato elettronico le pratiche e le relative documentazioni, pur conservando gli originali, allo scopo di rendere possibili ricerche per indice e anche incrociate, cosa ovviametne molto più difficile quando i documenti sono in formato esclusivamente cartaceo.

Ovviamente in ogni caso all’inizio ogni procedura di gestione documentale implica uno sforzo di progettazione, organizzazione, digitalizzazione e formazione che deve sempre essere attentamente pianificato perchè sia effettivamente commisurato sia all’investimento che agli scopi che si prefigge.