Organizzazione di un evento: a chi affidarsi?
Stai pensando di organizzare un evento e non sai da dove iniziare? E se ti dicessi che esiste un team di esperti che può aiutarti?
Si sa, allestire un party o un ricevimento è una questione piuttosto importante tra gli ospiti da invitare, il catering da organizzare e la location da scegliere e decorare. Si tratta di attività che richiedono una certa concentrazione ed enfasi ma allo stesso modo fantasia e tempo. Sicuramente bisogna avere le idee molto chiare e soprattutto è bene rivolgersi a degli specialisti del settore che possano affiancarti e soddisfare tutte le tue richieste. Ma dove trovare la squadra adatta per appagare i tuoi bisogni?
Chi è e cosa fa l'event manager
L'event manager è colui che sì occupa di tutta la parte organizzativa e gestionale dei tuoi eventi. Egli deve essere a conoscenza di tutte quelle norme e disposizioni che regolano l'organizzazione dei ricevimenti e, pertanto, si dedica alla realizzazione dell'evento curando il marketing, la pubblicità per attrarre i clienti e l'aspetto legale. L'event manager, però, non lavora da solo: è infatti affiancato da una serie di figure altamente professionali che vanno ad accrescere l'offerta manageriale proposta. Diverse organizzazioni vantano nel proprio organico progettisti, allestitori, grafici ed elettricisti che rendono l'intero gruppo professionale e affidabile.
Perché scegliere un event manager
Le organizzazioni di event management permettono di realizzare eventi ad hoc sulla base delle richieste dei propri clienti. Scegliere una di queste organizzazioni può essere funzionale per offrire ai propri consumatori (o partecipanti) un'esperienza unica. Tali gruppi offrono le loro abili prestazioni anche grazie all'insieme di professionisti che lavorano negli ambiti dello spettacolo, dell'intrattenimento e della gastronomia. Possiamo infatti considerare la presenza di presentatori, cabarettisti, danzatrici, hostess e steward, ma anche chef, maitre di sala e sommelier. Inoltre, un altro punto che gioca a loro favore è la possibilità di mettere a disposizione location invitanti per qualsiasi tipo di evento quali meeting e incontri di lavoro a carattere professionale, matrimoni, battesimi e feste di qualsivoglia tipo, concerti e ed eventi musicali in spazi aperti.
Come scegliere la squadra che fa per te
Scegliere il team giusto potrebbe essere, infatti, tanto impegnativo quanto lo è organizzare l'evento stesso. Questo perché decidere a chi affidarsi per queste giornate importanti andrà a determinare non solo le sorti della festa ma anche la tua reputazione da party planner. Come fare allora per non sbagliare il tiro e assicurarne la buona riuscita? Fondamentale è effettuare la ricerca personalmente, informandosi riguardo ai diversi enti attivi sul territorio, locale e nazionale, magari presentandosi anche di persona presso il locale commerciale se si è in zona. Non è da sottovalutare l'esperienza di altri soggetti che, come voi, hanno dovuto organizzare degli eventi e che quindi si sono dovuti rivolgere a queste agenzie.
Dopo aver compiuto la vostra scelta, tanto per cominciare è utile rivolgersi a questi enti con le idee abbastanza chiare sul quando e in che modo realizzare l'evento che vi interessa: avere le giuste risposte garantisce una buona collaborazione con l'event manager. In secondo luogo, si consiglia di avere ben compreso lo scopo dell'evento da realizzare per far sì che le decisioni prese in presenza del team possano soddisfare le aspettative degli ospiti che parteciperanno all'evento. Infine, è indispensabile analizzare e farsi consigliare su tutti i pacchetti, i servizi, le prestazioni e le modalità per la messa in scena finale del vostro fantastico evento. Per fare un esempio, uno dei tanti enti validi sul territorio nazionale, collocato a Roma, è Nosilence che lavora in questo settore a partire dal 2004 e si occupa di tutta la gestione dell'intero evento offrendo spunti personalizzati per ogni tipo di richiesta.
Per concludere, rivolgersi ad una equipe di event management è funzionale ad offrire numerosi servizi e prestazioni attraverso i quali è impossibile rimanere delusi.